環境と深く関わる会社として切り離すことのできない「ペーパーレス」「電子化」という課題。数年前からオオスミでも全社的に取り組んでいます。
私が所属するアスベスト・PCB調査等を行っている調査第3グループでも3年ほど前からペーパーレス・電子化に注力しています。
それまでデータ入力のセルフチェックや報告書作成のチェックはすべて紙を印刷して行っていましたが、今は全て文書管理ツールを使用し、PCの画面上で行っています。この電子化のおかげで印刷量を1年間で前年比-35％まで削減でき、さらにいざという時の在宅勤務も可能になりました！
1年越しのリベンジ
ペーパーレス・電子化促進のカギとなったこの文書管理ツール。全社で導入しているものの、グループを跨いだやり取りでの利用はほとんどありませんでした。
ところがこの度、本社営業グループメンバーとの受注票作成依頼・発行のやり取りを電子化することに。実はこの取り組み、1年前にもチャレンジしようとしたのですが、実現に繋がりませんでした。
オオスミ本社は営業グループと自グループでフロアが異なり、受注票作成の依頼→紙で発行された受注票の受け取りのためだけにフロアの行き来をしないといけない状況でした。座りっぱなしのデスクワークが多い事務方にとってはこのフロアの行き来もちょっとした運動になるので良いのですが、なんだか効率が悪い...！
そこで、PC上にあるラック間で簡単にファイルの受け渡しができ、付箋のようなメモもデータに貼れる文書管理ツールを使用し、効率化を図ることに。営業グループのメンバーから声を掛けてもらい、まずはツールの仕組みや使い方のレクチャーをし、皆でどうしたら効率化に繋がるか話し合いました。
ツールを使うのが初めてのメンバーからは「こんな便利なのになんで今まで使ってこなかったんだろう」「他のグループとのやり取りにも使いたい」との声があがりました。まだスタートして４か月ほどですが、確実に業務効率化に繋がっています。
まだまだ課題はたくさん
書類のやり取りは電子化出来ましたが、社内での運用の都合上、データで受け取った受注票は紙で印刷しています。これもいずれ電子化しなければなりません。電子化が進めばペーパーレスに繋がることはもちろん、在宅勤務など働き方の可能性が広がります。
ペーパーレス・電子化がオオスミ社員の働き方改革と環境問題解決に繋がることを期待します。